Nebenkostenabrechnung: Vorlage und Muster
Eine Nebenkostenabrechnung braucht vier Bausteine: die Gesamtkosten je Kostenart, den Umlageschlüssel, Ihren Anteil und den Abzug der Vorauszahlungen. Fehlt einer davon, ist die Abrechnung formell unwirksam.
Schneller als jede Excel-Vorlage: Tragen Sie Haus, Mieter und Kosten einmal ein. NebenkostenKit füllt die Abrechnung für jeden Mieter aus, auch bei Mieterwechsel und Leerstand.
Was muss in die Nebenkostenabrechnung?
Der Bundesgerichtshof verlangt in ständiger Rechtsprechung eine geordnete Zusammenstellung, die ein durchschnittlicher Mieter nachvollziehen kann. Mindestens enthalten sein müssen:
- Zusammenstellung der Gesamtkosten des Hauses für jede Kostenart, zum Beispiel Grundsteuer 900,00 €.
- Angabe und Erläuterung der Umlageschlüssel, zum Beispiel „nach Wohnfläche: 286 m² gesamt“.
- Berechnung des Mieteranteils, zum Beispiel 68 m² von 286 m² = 213,99 €.
- Abzug der geleisteten Vorauszahlungen und das Ergebnis: Nachzahlung oder Guthaben.
Dazu gehören der Abrechnungszeitraum (höchstens zwölf Monate), die Anschrift des Objekts und die Wohnung. Bei Mieterwechsel zusätzlich die Nutzungszeit des Mieters.
Muster: so sieht eine fertige Abrechnung aus
Beispiel für eine Wohnung mit 68 m² und 2 Personen in einem Haus mit 4 Wohnungen und 286 m², Kalenderjahr 2025 (erfundene Daten):
| Kostenart | Gesamtkosten | Schlüssel | Anteil | Betrag |
|---|---|---|---|---|
| Grundsteuer | 900,00 € | Wohnfläche | 68 / 286 m² | 213,99 € |
| Wasser und Abwasser | 2.310,00 € | Verbrauch | 101 / 420 m³ | 555,50 € |
| Müllbeseitigung | 840,00 € | Personen | 2 / 8,33 Pers. | 201,64 € |
| Versicherung | 1.240,00 € | Wohnfläche | 68 / 286 m² | 294,83 € |
| Allgemeinstrom | 210,00 € | Wohnfläche | 68 / 286 m² | 49,93 € |
| Treppenhausreinigung | 960,00 € | Wohnfläche | 68 / 286 m² | 228,25 € |
| Heizkosten | 5.400,00 € | 70 % Verbrauch / 30 % Fläche | 1.650 Einh. / 68 m² | 1.317,46 € |
| Summe Ihrer Kosten | 2.861,60 € | |||
| abzüglich Vorauszahlungen (12 × 180 €) | −2.160,00 € | |||
| Nachzahlung | 701,60 € | |||
Personen: Im Beispiel wohnten im Jahresdurchschnitt 8,33 Personen im Haus, weil eine Wohnung zwischen zwei Mietern einen Monat leer stand.
Excel- oder Word-Vorlage?
Eine leere Tabelle hilft bei der Gliederung, rechnet aber nicht mit: Mieterwechsel, Leerstand, unterschiedliche Schlüssel und die Heizkostenverteilung müssen Sie selbst in Formeln abbilden. Fehler gehen zu Ihren Lasten, denn eine falsche Abrechnung kann der Mieter zwölf Monate lang beanstanden. Der Rechner nimmt Ihnen diese Formeln ab und erzeugt für jeden Mieter ein PDF in der oben gezeigten Gliederung.
Häufige Fragen
Brauche ich eine Unterschrift?
Nein. Die Abrechnung muss dem Mieter in Textform zugehen; eine E-Mail mit PDF genügt, wenn der Zugang nachweisbar ist. Viele Vermieter schicken sie per Einwurf-Einschreiben oder werfen sie mit Zeugen ein.
Muss ich die Belege mitschicken?
Nein. Der Mieter hat aber das Recht, die Rechnungen einzusehen. Ein Hinweis darauf gehört in die Abrechnung.
Bis wann muss die Abrechnung beim Mieter sein?
Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums, für 2025 also bis 31.12.2026. Mehr dazu unter Frist der Nebenkostenabrechnung.
Weiterlesen: Welche Nebenkosten sind umlagefähig? · Umlageschlüssel mit Beispielen